Articol creat in colaborare cu 
Raportarea deșeurilor către Agenția pentru Protecția Mediului este una dintre obligațiile care trebuie gestionate cu atenție de companiile ce generează, colectează, tratează sau valorifică deșeuri. Procesul nu începe în momentul în care se deschide sesiunea de raportare, ci mult mai devreme, prin organizarea evidențelor interne pe tot parcursul anului.
O raportare corectă pornește de la date reale, documente complete și o încadrare adecvată a fiecărui flux de deșeuri. Atunci când informațiile sunt centralizate doar înainte de termen, apar mai ușor diferențe între cantitățile declarate, documentele de predare și activitatea desfășurată efectiv de firmă.
Primul pas: organizarea evidenței deșeurilor
Înainte de completarea raportării, firma trebuie să știe exact ce deșeuri a generat în anul anterior. Evidența nu se rezumă la deșeurile menajere ridicate de operatorul de salubritate, ci include toate fluxurile rezultate din activitate.
De exemplu, o firmă poate genera hârtie, carton, folie, ambalaje din plastic, lemn, metal, deșeuri electrice, toner, baterii, becuri, uleiuri uzate, anvelope sau deșeuri periculoase. În funcție de activitatea desfășurată, lista poate include și deșeuri de construcții, substanțe expirate, ambalaje contaminate, deșeuri biodegradabile ori echipamente scoase din uz.
Pentru fiecare categorie, este necesară păstrarea unor date clare despre:
-
codul deșeului și denumirea corespunzătoare;
-
cantitatea generată într-o anumită perioadă;
-
locul în care a fost produs sau stocat temporar;
-
operatorul căruia i-a fost predat;
-
operațiunea finală, precum valorificarea, reciclarea, tratarea sau eliminarea;
-
documentele care confirmă predarea și transportul.
Evidența trebuie actualizată periodic, nu completată din memorie la final de an. Facturile, avizele, formularele de încărcare-descărcare, procesele-verbale și contractele cu operatorii autorizați sunt documente esențiale pentru verificarea datelor.
Verificarea punctelor de lucru și a fluxurilor generate
O situație frecventă este raportarea doar a deșeurilor de la sediul social, deși firma are magazine, depozite, șantiere, birouri secundare sau alte puncte de lucru. Fiecare amplasament trebuie analizat separat, deoarece deșeurile pot fi diferite de la o locație la alta.
Un depozit poate genera cantități importante de carton, folie stretch și paleți. Un atelier auto poate avea uleiuri uzate, filtre, anvelope și baterii. Într-un cabinet medical sau într-o clinică pot apărea deșeuri cu regim special, iar într-o firmă de construcții trebuie urmărite materialele rezultate din lucrări, renovări ori demolări.
Înainte de raportare, este utilă o verificare internă care să răspundă la câteva întrebări:
-
au fost incluse toate punctele de lucru active în anul raportat?
-
există documente de predare pentru fiecare flux de deșeuri?
-
au apărut categorii noi de deșeuri față de anii anteriori?
-
cantitățile înregistrate sunt compatibile cu activitatea desfășurată?
-
există deșeuri stocate temporar, dar care nu au fost încă predate?
-
au fost schimbate contractele cu operatorii de colectare sau valorificare?
Această etapă reduce riscul ca raportarea să fie incompletă sau să conțină informații care nu pot fi susținute prin documente.
Centralizarea documentelor înainte de transmitere
După ce toate fluxurile au fost identificate, informațiile trebuie centralizate într-o formă coerentă. De regulă, datele sunt grupate în funcție de codul deșeului, cantitate, modalitate de gestionare și operatorul care a preluat deșeurile.
Este important ca aceleași cantități să apară consecvent în toate documentele firmei. Dacă, de exemplu, evidența internă indică predarea unei anumite cantități de carton, aceasta trebuie să poată fi verificată în documentele emise de colector. Diferențele pot apărea din erori de introducere, unități de măsură folosite greșit sau documente care nu au fost transmise la timp către persoana responsabilă.
O centralizare bine făcută trebuie să includă:
-
evidențele periodice ale deșeurilor generate;
-
contractele încheiate cu operatori autorizați;
-
documentele de transport și predare;
-
facturile sau procesele-verbale aferente colectării;
-
datele pentru fiecare punct de lucru;
-
informațiile despre stocurile temporare existente la finalul perioadei.
În cazul deșeurilor periculoase, atenția trebuie să fie și mai mare. Aceste fluxuri au cerințe specifice de colectare, etichetare, stocare și predare, iar lipsa documentelor poate crea probleme importante în cazul unui control.
Transmiterea raportării către Agenția pentru Protecția Mediului
Raportarea se realizează prin platforma electronică pusă la dispoziție de autoritățile de mediu, în perioada în care sesiunea este deschisă. Compania trebuie să aibă acces la contul aferent și să verifice dacă datele de identificare, punctele de lucru și persoanele de contact sunt actualizate.
După autentificare, se selectează formularul corespunzător raportării deșeurilor și se introduc informațiile centralizate. În funcție de activitatea firmei, pot fi solicitate date despre deșeurile generate, cele colectate, transferate, valorificate, tratate sau eliminate.
Nu este recomandat ca formularul să fie completat direct din documente disparate. Varianta sigură este introducerea datelor doar după ce acestea au fost verificate într-o evidență centralizată. Astfel, compania poate evita situațiile în care aceeași categorie de deșeu este declarată de două ori, este încadrată greșit sau este omisă complet.
După transmitere, este bine să fie salvată dovada depunerii și să fie arhivate documentele utilizate la completare. Acestea pot fi necesare ulterior pentru verificări interne, controale sau clarificări solicitate de autoritate.
Greșeli care pot afecta corectitudinea raportării
Cele mai multe probleme apar atunci când firmele tratează raportarea ca pe o formalitate anuală. În realitate, aceasta reflectă modul în care deșeurile au fost gestionate pe parcursul întregului an.
Printre erorile întâlnite frecvent se numără:
-
raportarea unor cantități estimate, fără documente justificative;
-
omiterea punctelor de lucru sau a unor fluxuri de deșeuri;
-
folosirea unui cod de deșeu care nu corespunde materialului predat;
-
necorelarea evidenței interne cu actele emise de colector;
-
confundarea deșeurilor generate cu produsele introduse pe piață;
-
păstrarea incompletă a documentelor de transport și predare.
Raportarea deșeurilor către Agenția pentru Protecția Mediului devine mai simplă atunci când firma are o procedură internă clară și actualizează evidențele pe parcursul anului. Organizarea constantă a datelor ajută nu doar la respectarea obligațiilor, ci și la înțelegerea modului în care pot fi reduse pierderile de materiale și cantitățile de deșeuri generate.
